Samlet telefoni og samarbejde i én platform
I takt med at virksomheder i stigende grad samler deres digitale arbejdsplads i Microsoft 365, bliver det oplagt også at inkludere telefoni i samme platform. Microsoft Business Voice er netop skabt til at gøre dette muligt for små og mellemstore virksomheder. Med Microsoft Teams som brugergrænseflade får medarbejderne adgang til både opkald, møder, chat og deling af dokumenter – samlet ét sted.
Men for at udnytte funktionerne fuldt ud og sikre, at opkaldsflows, Auto Attendants og Call Queues fungerer optimalt, kan det være en fordel at bruge et specialiseret administrationsværktøj som VoiceQ365.
Sammen udgør Microsoft Business Voice og VoiceQ365 en komplet løsning, der kombinerer Microsofts stærke cloud-infrastruktur med en brugervenlig grænseflade og avanceret funktionalitet til telefoniadministration.
Hvad er Microsoft Business Voice?
Microsoft Business Voice er en licensbaseret telefoniudvidelse til Microsoft 365 og Microsoft Teams, der er udviklet til virksomheder med op til 300 brugere. Løsningen indeholder de grundlæggende funktioner, der kræves for at gøre Teams til en fuldgyldig telefoniplatform:
- Telefonsystem (Phone System)
- PSTN-opkald via Microsoft Calling Plan eller Direct Routing
- Automatisk omstilling (Auto Attendants)
- Opkaldskøer (Call Queues)
- Telefonsvarer og viderestilling
- Integration med Outlook, kontakter og kalender
Med Microsoft Business Voice kan en virksomhed erstatte sin eksisterende PBX eller SIP-løsning og samle telefoni og samarbejde i én og samme platform.
Fordele ved Microsoft Business Voice
Fordelene ved løsningen inkluderer:
- Samlet administration via Microsoft 365
- Brug af eksisterende Teams-grænseflade
- Lavere kompleksitet i forhold til traditionelle telefonsystemer
- Mulighed for at arbejde fra alle enheder – mobil, PC eller Teams-telefon
- Integration med Microsofts sikkerhed og compliance-rammer
Dog har løsningen også begrænsninger, især når det kommer til brugeroplevelse og konfiguration af opkaldsflows. Her kommer behovet for et dedikeret værktøj som VoiceQ365 ind.
Hvad er VoiceQ365?
VoiceQ365 er et cloudbaseret administrationsværktøj, der er udviklet til at gøre det nemmere at konfigurere og administrere Teams-telefoni – særligt Auto Attendants, Call Queues og agenttilknytning.
Løsningen samler alle funktioner relateret til opkaldshåndtering på én overskuelig konfigurationsside. Herfra kan administratorer:
- Oprette og redigere Auto Attendants og menustrukturer
- Administrere Call Queues og tilknytte brugere som agenter
- Se aktuelle køer, belastning og opkaldsstatus i realtid
- Foretage ændringer uden at bruge PowerShell eller Admin Center
- Trække rapporter via Power BI eller REST API
VoiceQ365 fungerer som et lag oven på Microsoft Business Voice og giver den fleksibilitet og brugervenlighed, som mange virksomheder savner i standardopsætningen.
Hvorfor bruge VoiceQ365 sammen med Microsoft Business Voice?
Selvom Microsoft Business Voice leverer den nødvendige infrastruktur, er det ikke altid nok for virksomheder med høj opkaldsvolumen, kundeservicefunktioner eller behov for hyppige ændringer i opkaldsstrukturen.
VoiceQ365 tilføjer følgende værdier:
- Visuel konfiguration i stedet for teknisk administration
- Realtidsindsigt i opkaldsdata og agentstatus
- Hurtigere onboarding og tilpasning ved ændringer i organisationen
- Bedre fejlfinding og mindre nedetid ved opdateringer
- Stærkere kontrol over brugerroller og tilknytninger
Det betyder, at IT-afdelingen kan reagere hurtigere, brugerne får en bedre oplevelse, og kunderne oplever en mere professionel og stabil telefoni.
Hvordan fungerer løsningen i praksis?
Et konkret eksempel kunne være en virksomhed, hvor tre afdelinger har hver deres opkaldskø. Når en ny medarbejder starter i support, skal vedkommende tilføjes til den rette Call Queue og kun være aktiv mellem kl. 10 og 14.
I Microsoft Business Voice kræver dette adgang til Admin Center og evt. brug af scripts. Med VoiceQ365 kan administratoren:
- Tilføje brugeren til den ønskede kø
- Angive en præcis tilgængelighedsplan
- Tilføje eller ændre velkomstbeskeder og tastemenuer
- Aktivere ændringerne med det samme
Alt dette kan gøres på få minutter – uden risiko for fejl og uden behov for avanceret teknisk viden.
Integration og rapportering
VoiceQ365 er bygget med integration i fokus. Det betyder, at løsningen fungerer sømløst med Microsoft 365 og Microsoft Teams, og data kan eksporteres til brug i eksterne BI-systemer eller ITSM-løsninger.
Den indbyggede Power BI-integration gør det muligt at analysere:
- Antal opkald pr. kø og agent
- Gennemsnitlig ventetid og svartid
- Belægning og fravær hos agenter
- Uge- og månedsopgørelser for performance
Dette giver ledelsen et solidt grundlag for bemandingsplanlægning og forbedring af kundeservice.
Fordele for forskellige roller
For IT-afdelingen:
- Mindre manuel konfiguration
- Færre supporthenvendelser
- Stærkere kontrol og dokumentation
For brugerne:
- Hurtig tilknytning og klar kommunikation
- Forudsigelighed i arbejdsgange
- Let adgang til telefoni på tværs af enheder
For kunderne:
- Kortere ventetid
- Professionel opkaldshåndtering
- Stabil drift og klar besked
Skalérbarhed og fremtidssikring
VoiceQ365 og Microsoft Business Voice er begge cloudbaserede og kræver ingen lokal installation. Det betyder, at løsningen nemt kan skaleres op eller ned afhængigt af virksomhedens udvikling.
Særligt for virksomheder, der vokser, tilføjer nye afdelinger eller ønsker at outsource supportfunktioner, er løsningen fleksibel nok til at følge med uden større omstrukturering.
Derudover understøtter løsningen skift til Direct Routing, hvis virksomheden ønsker at bruge sin egen teleudbyder og opnå mere fleksibilitet i telefoniinfrastrukturen.
Hvem bør vælge denne kombination?
Kombinationen af VoiceQ365 og Microsoft Business Voice er ideel for:
- Små og mellemstore virksomheder med op til 300 brugere
- Organisationer med kundeservice, reception eller supportteams
- IT-afdelinger med begrænset kapacitet men høje krav til driftssikkerhed
- Virksomheder, der ønsker at kombinere Teams telefoni med operationel fleksibilitet og overblik
Særligt hvor telefoni er en vigtig del af kundekontakten, og hvor der løbende sker ændringer i organisationen, skaber denne kombination stor værdi.
Afsluttende perspektiv
Microsoft Business Voice giver mindre virksomheder adgang til en moderne og cloudbaseret telefoniplatform, direkte i Microsoft Teams. Men for at udnytte funktionerne optimalt, kræver det struktur, overblik og fleksibilitet.
VoiceQ365 er løsningen, der løfter den daglige administration, gør konfigurationen nem og styrker det datagrundlag, som IT og ledelse har behov for.
Sammen udgør Microsoft Business Voice og VoiceQ365 en komplet løsning for virksomheder, der ønsker professionel telefoni med minimal kompleksitet – men maksimal effekt.
